La dématérialisation des factures

En route vers le 0 papier pour toutes les entreprises

 

Devenue une pratique répandue dans les entreprises du monde entier, cette dernière deviendra une pratique obligatoire en France, à compter du 1^er juillet 2024 alors même que 79% des français disent ne pas avoir lancé de projet de dématérialisation en interne, ni mené d’étude afin de trouver une plateforme de dématérialisation partenaire.

La dématérialisation des factures permet de transformer des factures papiers en factures électroniques certifiées. Elle permet aux entreprises d’émettre, de réceptionner, d’archiver et de traiter des factures numériques.

Avec cette nouvelle réforme, de nouveaux acteurs vont entrer en jeu :

• Entreprises : Fournisseurs et acheteurs équipés ou non d’une solution de démat en interne ou en externe (prestataire)
• Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et opérateurs de dématérialisation : Prestataires offrant des services de démat des factures. Seules les plateformes de démat partenaires peuvent transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires et transmettre des données au portail public de facturation. Les simples opérateurs de démat n’ont pas cette faculté.
• Portail public de facturation (PPF) : Tiers de confiance public offrant des services transactionnels gratuits et concentrant les factures et les données de facturation pour l’administration fiscale

 

Voici le programme de mise en place de cette nouvelle réforme imposée par le gouvernement :

• • 1^er juillet 2024 : obligation d’accepter la réception des factures électroniques pour toutes les entreprises
  • 1^er juillet 2024 : obligation d’émission des factures électroniques pour les grandes entreprises
  • 1^er janvier 2025 : obligation d’émission des factures électroniques pour les ETI
  • 1^er janvier 2026 : obligation d’émission des factures électroniques pour les autres entreprises

 

 

 

 

Mais que va apporter la dématérialisation des factures aux entreprises ?

L’avantage majeur qu’offre la dématérialisation des factures aux entreprises est la réduction des coûts. En effet, l’émission, l’envoi (impression, papiers, enveloppes, timbres, frais de port…) et d’archiver des factures papiers peuvent représenter des contraintes budgétaires. Dorénavant, la numérisation de la gestion des factures permet de réduire considérablement ces dépenses.

Ainsi, la suppression de l’envoi papier des factures est bénéfique pour l’environnement : le papier demande beaucoup de ressources naturelles et énergétiques. Grâce à la dématérialisation des factures, les entreprises contribuent à l’amélioration de l’écosystème.

Un autre atout et non des moindres que la dématérialisation des factures permet aux entreprises, est l’amélioration de leur efficacité opérationnelle. L’envoi des factures via le numérique permet aux enseignes de les recevoir et de les traiter plus rapidement. La gestion administrative se voit être simplifiée. Le temps gagner grâce aux factures électroniques permettra aux entreprises de se concentrer sur des tâches plus importantes et d’offrir un service plus rapide à leurs clients.

 

 

 

 

Comment vous préparer afin d’accueillir cette nouvelle réforme réglementaire si ce n’est pas déjà fait ? 

A ce jour, vous devez commencer à vous préparer afin d’être opérationnel au 1^er juillet 2024.

 

Pour cela, voici les étapes à suivre :

1. Vérifier dans quelle catégorie se situe votre entreprise
2. Recenser les différents types de factures que vous gérez, en émission comme en réception
3. Recenser les cas d’usage : Auxquels votre entreprise est confrontée afin de vérifier que votre outil de gestion sera en mesure de les gérer.
4. Cartographier votre cycle achats : Afin de définir le niveau de criticité de vos fournisseurs car au 01/07/2024 vous devrez accepter toute facture électronique telle que définie ci-dessus
5. Définir votre organisation interne : Pour permettre la mise à jour de l’annuaire central*, dès sa mise en ligne, par votre PDP. Vos fournisseurs pourront ainsi vous identifier et vous adresser leurs factures selon les informations renseignées dans l‘annuaire
6. Cartographier votre cycle ventes : Afin de garantir un bon adressage de vos factures, conformément aux attentes de vos clients et selon les informations renseignées dans l’annuaire central.
7. Mettre à jour votre base clients au regard de l’annuaire central

 

 

 

 

De notre côté, comment allons-nous répondre aux exigences de la réforme pour être en mesure de transmettre vos flux factures à l’administration fiscale ?

 

1. Notre partenaire ATGP est déjà engagé dans la démarche d’immatriculation pour être plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l’administration fiscale. À ce titre, ils font le nécessaire pour répondre à l’ensemble des obligations définies par la DGFiP norme ISO 27001 et SecNumCloud).
2. Côté ERP, les adaptations seront effectuées pour que l’ERP puisse accueillir en réception les factures de vos fournisseurs quel que soit le format. Concernant l’émission des factures, CEICOM est déjà opérationnel et répond déjà aux exigences administratives fiscales

 

Ainsi, si vous êtes utilisateur(s)/utilisatrice(s) de notre ERP Distel sans avoir mis en place cette nouvelle réglementation gouvernementale, Ceicom peut vous proposer une solution intégrée : l’option Démat.

Notre solution répond actuellement aux exigences concernant l’émission et sera opérationnel au 1^er juillet 2024 pour la réception.

 

Voici le programme de mise en place que nous vous proposons :

• 1^er janvier 2023 : enrichissement référentiel des données
• 1^er juillet 2024 : intégration des factures achat (fournisseur)
• 1^er juillet 2025 : cycle de vie facture client
• 1^er mars 2023 :
  • • analyse impact processus fonctionnel
    • préparer l’accompagnement
    • feuille de route finalisée
    • planification de la communication (ateliers, newsletter, etc.)
• 1^er janvier 2025 :
  • • Emission e-invoicing
    • Cycle de vie achat et cycle de vie vente

 

 

Si vous êtes intéressés par notre solution, nous vous fournirons toutes les informations nécessaires pour vous aider à vous familiariser avec ce nouveau système de facturation électronique.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à contacter commercial@ceicom.fr ou votre référent commercial directement.